Tegenwoordig ontvangen we steeds minder spam, wat natuurlijk een positieve ontwikkeling is. Echter, deze verbetering heeft ook een keerzijde: je hebt wellicht gemerkt dat e-mails die je naar klanten verstuurt, steeds vaker in de spamfolder belanden, ook al ben je geen spammer. Dit kan voor frustraties zorgen, vooral wanneer belangrijke berichten zoals facturen niet op tijd worden gezien en betalingen vertraagd raken.
Bij Ren-IT begrijpen we dit probleem maar al te goed. Veel e-mails worden nu verzonden via grote providers zoals Google en Microsoft, en hun strengere controles hebben directe gevolgen voor het afleveren van e-mails. Het is cruciaal om je e-mailinstellingen correct te configureren en actief te monitoren of je e-mails niet onterecht als spam worden aangemerkt.
1. Begin met de basis: SPF, DKIM en DMARC
Een goede configuratie van je e-mail is essentieel. De eerste stap hierin is ervoor te zorgen dat je SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), en DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) correct zijn ingesteld. Deze technieken helpen e-mailservers te verifiëren dat jij daadwerkelijk de afzender bent van de mail.
Zorg er ook voor dat al je verzendplatforms, zoals websites, formulieren en apps, correct zijn opgenomen in je SPF- en DKIM-records. Dit voorkomt dat je legitieme mails toch als spam worden gezien. Vaak worden de server records waar deze website, formulieren en applicaties e-mail versturen niet mee opgenomen in de SPF records of is DKIM niet juist ingericht.
2. Vermijd spammy e-mailinhoud
De inhoud van je e-mail speelt ook een rol. Spamfilters worden steeds geavanceerder en letten op verschillende elementen, zoals:
- Unsubscribe headers: Zelfs als je geen promotie doet, zorg ervoor dat je een afmeldoptie toevoegt aan nieuwsbrieven. Dit wekt vertrouwen bij zowel de ontvanger als spamfilters.
- Vermijd spammy content: Zinnen als “GRATIS!” of te veel uitroeptekens kunnen ervoor zorgen dat je bericht als spam wordt gemarkeerd.
- Marketingbanners in facturen: Het lijkt aantrekkelijk om marketingberichten toe te voegen aan administratieve e-mails, maar dit kan ook riskant zijn. Houd je facturen zakelijk en vermijd overmatige promoties.
3. Marketing vs. Administratieve e-mails: Verstuur ze apart
Er is een belangrijk onderscheid tussen marketing- en administratieve e-mails, en het is verstandig om deze op verschillende manieren te verzenden. Marketingmails hebben meer kans om in de spam terecht te komen, dus zorg ervoor dat facturen, contracten en andere cruciale correspondentie apart worden verzonden en zorgvuldig zijn opgesteld.
Het opzetten van een aparte verzendmethode voor facturen zorgt ervoor dat belangrijke mails minder snel gemarkeerd worden als spam. Er zijn een veelal aan oplossingen die dit mogelijk maken.
4. Zijn het de buren? Let op gedeelde IP-adressen
Als je gebruikmaakt van gedeelde hosting of een shared IP-adres, kan het zijn dat je “buren” op hetzelfde IP-adres spam hebben verzonden, waardoor jouw e-mails ook geblokkeerd worden. Zorg ervoor dat je niet op een zwarte lijst terechtkomt door dit regelmatig te controleren.
Je kunt overwegen om over te stappen naar een dedicated IP-adres, zodat je volledige controle hebt over de reputatie van je e-mailverkeer.
Wil je meer zekerheid over het goed afleveren van je e-mails? Laat Ren-IT je helpen!
Bij Ren-IT bieden we oplossingen op maat voor het optimaal configureren van jouw e-mailverkeer. Of het nu gaat om een correcte mailserverconfiguratie, het vermijden van spam, het toevoegen van professionele e-mailhandtekeningen, of het instellen van SPF, DKIM en DMARC – wij zijn de professionals die je kunt vertrouwen.
Onze focus ligt op startups, ZZP’ers en MKB-bedrijven. Met jarenlange ervaring helpen we je om problemen met je e-mails te voorkomen en zorgen we ervoor dat jouw berichten altijd op de juiste plek terechtkomen.
Neem vandaag nog contact op voor een gratis consult en ontdek hoe wij jouw e-mailbeheer kunnen verbeteren.
Leave feedback about this